Trousse d'outils pour l'évaluation du rendement du directeur général

TROUSSE D'OUTILS DE GESTION DU RENDEMENT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL: UN GUIDE POUR LE DG ET UN GUIDE POUR LE MAIRE ET SES CONSEILLERS

 

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L’ACAM a produit cette trousse d’outils afin de souligner l’importance de la relation entre le gestionnaire municipal ou le directeur général et les élus. Un partenariat efficace entre le conseil municipal et la direction générale est un préalable crucial à la réussite d’une municipalité. L’ACAM encourage une compréhension élargie, plus globale, du dialogue entourant le rendement. Ces entrevues, dans le style d’une conversation, font partie d’un processus continu plutôt que de se résumer à un événement annuel.

Cette trousse se veut flexible et personnalisable de façon à offrir aux DG et aux conseils municipaux les meilleures pratiques pouvant assurer une gestion du rendement juste et efficace. Un guide est destiné au ou à la DG et un autre aux membres du conseil municipal pour les aider à définir les rôles et à créer un processus permettant de tenir des conversations ouvertes qui contribueront à la réalisation d’une vision collective et à l’atteinte des objectifs stratégiques pour la réussite de l’organisation et de la communauté. Il n’existe pas de bon ou de mauvais processus, ni de processus parfait. Ce qui a fonctionné l’année dernière peut ne pas fonctionner cette année en fonction de la complexité des situations, il vous revient donc de personnaliser le modèle d’évaluation du rendement qui fonctionne le mieux pour tout le monde.

Cette démarche peut être suivie par l’une ou l’autre des façons suivantes : 
•    Un DG et des conseillers qui élaborent un nouveau processus et qui procèdent pour la première fois à une évaluation du rendement;
•    Un DG et des conseillers qui disposent déjà d’un processus existant avec des modèles spécifiques qui fonctionnent bien, mais qui souhaitent ajouter des éléments et de meilleures pratiques.

Le processus d’évaluation du rendement commence et se termine avec le ou la DG, qui fournit un dossier d’information au conseil de sa municipalité afin que les deux parties (DG et conseil municipal) s’entendent sur la façon de procéder. Le maire et ses conseillers examinent l’autoévaluation du ou de la DG, lui donnent de la rétroaction pour ensuite aboutir à la préparation d’un rapport final d’évaluation qui constitue la deuxième étape. Dans la troisième étape, les élus et le DG se réunissent pour discuter du rapport, établir de nouveaux objectifs pour le ou la DG et approuver le rapport final de son évaluation du rendement.

Cliquer ici, mène à dix bonnes pour le ou la DG et le conseil municipal d’évaluer le rendement.

 

Que contiennent les guides du DG et du conseil municipal?

En voici un aperçu :

• Informations importantes sur la valeur des discussions sur le rendement.  Une évaluation du rendement devrait être un processus continu et pas seulement un événement annuel. Vous trouverez des conseils et des pratiques exemplaires sur l’importance de mettre en place des examens trimestriels avec votre DG, d’élaborer un cadre de rémunération au moment de l’embauche du ou de la DG, de sonder les intervenants avec lesquels le DG interagit régulièrement et la possibilité d’engager un consultant tiers pour effectuer une évaluation encadrée.
• Guide de consultation rapide.  Un guide de référence rapide d’une page indiquant chaque étape en un coup d’œil pour chacun des processus en trois parties de l’ACAM (pour DG, maire et conseillers et pour la rencontre d’évaluation finale du rendement).
• Exemple de meilleures pratiques.   Le modèle d’évaluation du rendement inclus dans cette trousse d’outils est un document sur les meilleures pratiques pour vous aider à avoir des discussions de qualité avec votre DG sur son rendement; il ne comporte pas de système de notation. Un modèle de lettre de mandat a également été fourni en option.
• Exemple de calendrier.    Un exemple de calendrier à utiliser comme guide, commençant à la mi-août et se terminant la première semaine de décembre afin de coïncider avec l’année civile et budgétaire.  Ce processus peut évoluer au rythme fixé par le DG, les membres du conseil.

Le guide destiné aux DG fournit un plan détaillé, étape par étape, de la préparation du dossier d’information à l’intention des membres du conseil municipal, y compris l’autoévaluation et une liste de contrôle du processus complet. Celui destiné aux membres du conseil municipal précise les étapes à suivre pour la préparation du rapport final d’évaluation et la rencontre avec le ou la DG (comprend aussi une liste de contrôle).

 

Guides

Trousse d’outils de gestion du rendement du DG – Un guide destiné au DG
Trousse d’outils de gestion du rendement du DG – Un guide destiné au maire et ses conseillers

Templates

Voici des modèles aux formats PDF et Word afin qu'ils puissent être complétés directement sur le formulaire :

Exemple de modèle d’évaluation du rendement (PDF)
Exemple de lettre de mandat (PDF)

 

 

Exemples de formulaires remplis

Pour que le produit final soit facilement visible, nous avons préparé un exemple de rapport final d’évaluation et de lettre de mandat.

Exemple de rapport final d’évaluation de DG
Exemple d’une lettre de mandat de DG

 

ÉVALUATIONS DE RENDEMENT POUR LES SUBORDONNÉS DIRECTS

Il est par ailleurs important que le directeur général/directeur municipal fasse une évaluation de rendement pour ses subordonnés directs (directeurs/commissaires/chefs/gestionnaires principaux). Exemples de documents à utiliser :

• Ce formulaire est à remplir par le directeur général/directeur municipal et l’employé, et à lire lors de l’évaluation du rendement.
• Une lettre de mandat que le directeur général/directeur municipal peut remettre à chaque subordonné direct chaque année, lors de son évaluation de rendement. Y sont présentées les attentes de tous les services et également les attentes particulières à chaque service.