Conditions et modalités d'exposition

CONDITIONS ET MODALITÉS D'EXPOSITION

 

1. Contrat

1. La demande de kiosque d’exposition constituera un contrat liant l’exposant et l’ACAM.
2. L’ACAM respectera l’entente d’emplacement, mais se réserve le droit de modifier au besoin sa décision jusqu’à l’ouverture de l’expo-conférence.
3. Les kiosques seront vendus selon le principe du premier arrivé, premier servi, la priorité allant aux partenaires commerciaux, puis aux exposants ayant déjà assisté à des événements de l’ACAM auparavant.
4. L’ACAM peut déléguer l’organisation de l’expo-conférence à un tiers qui agira pour le compte de l’ACAM.

2. Droit d’exposer

Cette exposition a pour but de procurer une vitrine pour les produits et services d’intérêt à l’intention des participants à la conférence. L’ACAM se réserve le droit d’enlever, de refuser ou d’interdire l’ensemble ou une partie du matériel exposé ou proposé qu’elle juge non convenable pour l’expo-conférence. Il est interdit à l’exposant d’utiliser un système de sonorisation.

3. Obligations des exposants

• L’exposant doit s’abstenir de tout comportement qui pourrait porter atteinte à l’image d’intégrité ou de professionnalisme de l’Association canadienne des administrateurs municipaux.
• L’exposant doit préserver la confidentialité de l’information privilégiée qui lui est confiée par l’Association canadienne des administrateurs municipaux.
• L’exposant doit s’efforcer, dans toute la mesure du raisonnable, de minimiser les conflits d’horaire entre les événements qu’il organise et les activités prévues au programme de la conférence annuelle. 

4. Partage de kiosque

Il est interdit à l’exposant de partager ou de céder toute partie de l’espace qui lui est alloué sans l’autorisation expresse préalable de l’ACAM et d’exposer dans son kiosque, ou de permettre qu’on y expose, de la marchandise autre que ses produits habituels ou du matériel publicitaire sans lien direct aux produits et services exposés.

5. Non mise à disposition du bâtiment

L’ACAM ne peut être tenue responsable de la non mise à disposition d’un espace au cas où le bâtiment deviendrait inaccessible en raison d’un incendie, de la présence d’un ennemi public, d’une catastrophe naturelle, d’une grève, d’une décision des autorités ou de toute autre circonstance indépendante de sa volonté.

6. Paiements et remboursements

Pour être accepté en tant qu’exposant, il faut remplir les formulaires de demande et faire parvenir l’intégralité du paiement à l’ACAM. Le paiement en ligne est le seul moyen de réserver un kiosque. Si le paiement n’est pas reçu au moment de l’inscription, le kiosque sera libéré.

• Si un exposant se retire, des frais d’administration de 250 $ lui seront demandés, à la condition que l’avis d’annulation soit donné par écrit au plus tard le 31 janvier 2025.
• Si un exposant se retire, des frais d’administration de 500 $ lui seront demandés, à la condition que l’avis d’annulation soit donné par écrit au plus tard le 28 février 2025.
• Après cette date, les frais seront facturés dans leur intégralité.
• Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé pour des billets de repas ou d’activité supplémentaires ou encore des porte-noms.

7. Annulation du contrat

L’ACAM se réserve le droit de mettre fin au contrat et de reprendre possession de l’aire d’exposition allouée à l’exposant s’il ne respecte pas les conditions et modalités stipulées.

8. Dommages

L’ACAM ne doit pas être tenue responsable de dommages, directs, indirects, généraux, particuliers, corrélatifs ou autres que pourraient subir l’exposant, ses agents et employés ou les visiteurs.

9. Sécurité

Après les heures d’ouverture, les lieux sont fermés à clé, mais cela ne constitue pas une police d’assurance. Les exposants sont priés de communiquer avec leur agent d’assurance commerciale pour obtenir la couverture nécessaire. L’ACAM n’assume aucune responsabilité en cas de vol, de perte ou d’endommagement d’un bien, quelle qu’en soit la cause.

10.  Démontage du kiosque et retrait du matériel d’exposition

Tout le matériel d’exposition et tous les présentoirs et autres structures de présentation doivent être enlevés avant 15 h 30 le mercredi 28 mai 2025. Le matériel de kiosque qui n’aura pas été retiré de l’aire d’exposition après cette échéance sera enlevé et entreposé par la compagnie responsable de l’organisation de l’exposition aux frais de l’exposant.

11. Code de conduite pour les exposants

L’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) s’engage à ce que toutes ses activités se déroulent dans un climat de respect et de dignité irréprochable. Ainsi, tous les exposants, délégués, conférenciers, commanditaires, bénévoles et membres du personnel de la conférence annuelle 2025, et du salon professionnel connexe, doivent se conformer au code de conduite de l’ACAM. Ce code exige que les participants se conduisent bien et de manière accueillante, sans harcèlement ni discrimination. Cette norme d’éthique essentielle s’applique à tous les aspects de la conférence, y compris aux activités sociales, visites d’étude, ateliers, séances plénières, réunions, salon des exposants et rassemblements sociaux auxquels participent les délégués, les exposants, les commanditaires, les conférenciers, les bénévoles et le personnel.

L’ACAM ne tolère aucune forme de harcèlement. Si vous êtes victime ou témoin d’un comportement inapproprié ou d’une attitude ou d’un langage agressif ou grossier, veuillez en informer un membre du personnel de l’ACAM. Toute personne agissant de cette manière verra son inscription révoquée et sera priée de quitter les lieux immédiatement.

Il est impératif d’avoir son porte-nom sur soi en permanence.