L’ACAM présente sa nouvelle Trousse d’outils de gestion du rendement du DG, un guide pour le DG et un guide pour le maire et ses conseillers

Consciente de l’importance des relations entre le directeur municipal, le directeur des services municipaux ou le directeur général (DG), ainsi qu’entre le maire et le conseil, l’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) a lancé une trousse d’outils de gestion du rendement du DG en 2017. Au fil des années, nos membres et leurs conseils nous ont adressé leurs commentaires au sujet de la trousse et nous avons le plaisir de leur proposer une nouvelle édition mise à jour et améliorée, accompagnée d’un « Guide pour le DG » et d’un « Guide destiné au maire et ses conseillers ». Membres ou non, les municipalités peuvent se procurer la trousse gratuitement.
 
L’ACAM comprend les défis auxquels font face le personnel et le conseil lorsqu’ils effectuent des évaluations du rendement. Pour les aider, nous favorisons une compréhension élargie, plus globale, du dialogue entourant le rendement. Ces entrevues, dans le style d’une conversation, font partie d’un processus continu plutôt que de se résumer à un événement annuel. Cette nouvelle trousse se veut flexible et personnalisable de façon à offrir aux DG et aux conseils municipaux les meilleures pratiques pouvant assurer une gestion du rendement juste et efficace. 
 
« Un guide est destiné au DG ou à la DG et un autre aux membres du conseil municipal pour les aider à définir les rôles et à créer un processus permettant de tenir des conversations ouvertes qui contribueront à la réalisation d’une vision collective et à l’atteinte des objectifs stratégiques pour la réussite de l’organisation et de la communauté », explique Bev Hendry, présidente de l’ACAM et directrice générale du Canton de West Lincoln (Ontario). « Il n’existe pas de bon ou de mauvais processus, ni de processus parfait. Ce qui a fonctionné l’année dernière peut ne pas fonctionner cette année en fonction de la complexité des situations, il vous revient donc de personnaliser le modèle d’évaluation du rendement qui fonctionne le mieux pour tout le monde ».
 
Cette démarche peut être suivie par l’une ou l’autre des façons suivantes : 
•    Un DG et des conseillers qui élaborent un nouveau processus et qui procèdent pour la première fois à une évaluation du rendement; 
•    Un DG et des conseillers qui disposent déjà d’un processus existant avec des modèles spécifiques qui fonctionnent bien, mais qui souhaitent ajouter des éléments et de meilleures pratiques.

Le processus d’évaluation du rendement en trois étapes commence et se termine avec le DG. Le DG fournit un Aide-mémoire au maire et au conseil, les deux parties se mettant d’accord sur un processus. Le maire et ses conseillers examinent l’autoévaluation du ou de la DG, lui donnent de la rétroaction pour ensuite aboutir à la préparation d’un rapport final d’évaluation qui constitue la deuxième étape. Dans la troisième étape, les élus et le DG se réunissent pour discuter du rapport, établir de nouveaux objectifs pour le ou la DG et approuver le rapport final de son évaluation du rendement.
 
Que contiennent les guides du DG et du conseil municipal?
Les deux guides fournissent des informations concernant la valeur des discussions sur le rendement, des guides de référence rapide du processus en trois parties, un exemple de modèle d’évaluation du rendement sans système de notation axé sur les objectifs annuels spécifiques du conseil et du DG, un exemple de lettre de mandat décrivant les attentes annuelles d’un DG, une liste de contrôle et un exemple d’échéancier. Le Guide pour le DG fournit des détails sur la façon de remplir l’autoévaluation et l’Aide-mémoire, tandis que le Guide destiné au maire et ses conseillers décrit les étapes spécifiques à suivre pour préparer le Rapport final d’évaluation du rendement et rencontrer le DG. Pour vous permettre de vous faire une meilleure idée du produit final, nous avons rempli, à titre d’exemple, un Rapport final d’évaluation du rendement du directeur général et rédigé une lettre de mandat.
 
L’objectif de l’évaluation du rendement étant de fournir au DG des commentaires pertinents, il est possible d’embaucher un tiers (par ex. un consultant) pour travailler avec le maire et le conseil en tant que partie neutre. Pour le DG, l’évaluation fournit des commentaires pertinents, « sépare le message du messager » et se concentre sur les possibilités orientées vers les résultats. Pour les élus, elle professionnalise le processus, valorise toutes les opinions autour de la table, facilite le processus avec une personne responsable de la gestion de l’évaluation du début à la fin, et crée de la clarté.
 
« En tant qu’association nationale visant avant tout l’excellence dans l’administration locale, nous tenions à ce que cette trousse d’outils serve à bâtir ensemble des municipalités durables, » conclut Mme Hendry. « Nous sommes très heureux de redonner à notre profession en mettant cette ressource d’évaluation gratuite à la disposition des municipalités canadiennes. »

La trousse et les ressources indiquées ci-dessus sont disponibles en cliquant sur le lien ci-dessus et sur le site Web de l’ACAM.
 
La présidente de l’ACAM,

Bev Hendry