L’ACAM lance sa Trousse d’outils pour optimiser l’efficacité des directeurs généraux : poser les bonnes questions

12 octobre 2021. Consciente de l’importance de faire une équipe au sein d’une organisation, l’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) vient de lancer sa « Trousse d’outils pour optimiser l’efficacité des directeurs généraux : poser les bonnes questions ». Elle se trouve dans la section des membres (ressources) du site web de l’ACAM.

« Cette trousse se veut une ressource pour soutenir nos membres, qu’ils viennent tout juste d’entrer en fonction à titre de DG (ou d’administrateur principal) ou occupent un tel poste depuis un certain temps dans une municipalité où ils viennent de s’installer ou qu'ils habitent depuis longtemps. Bref, cette trousse aidera tous nos membres à former une  équipe solide avec leur personnel et leur conseil », explique Jack Benzaquen, président de l’ACAM et DG de la Ville de Dollard-Des-Ormeaux (Québec). « Personne ne naît administrateur ou administratrice  en gouvernance locale. Nous y accédons tous et toutes en suivant un parcours quelconque. Pour être efficace dans ce rôle, il ne s’agit pas de tout savoir, mais savoir poser les bonnes questions et remettre les choses en question de manière appropriée. Cette ressource se veut un guide destiné à soutenir les DG dans leur travail. Un des outils de gestion les plus puissants que vous puissiez avoir à votre disposition est très simple... la question. »

La trousse en question fournit les outils suivants :

· Exemples de questions destinées au conseil municipal. Il est important d’établir et d’entretenir une relation solide avec votre conseil et de poser à ses membres des questions qui vous aideront à mieux les connaître en tant qu’individus et en tant qu’équipe. Certaines questions ont été incluses pour vous aider justement à établir une relation de travail solide entre le conseil et le ou la DG. Et si vous commencez par rencontrer le conseil municipal, vous pourrez ensuite, à partir de ses commentaires, mieux orienter les questions à adresser aux membres de l’équipe de direction.

· Exemples de questions pour chaque division et département ou service. Nous avons fourni un modèle de questions personnelles, opérationnelles et spécifiques que le ou la DG peut poser à ses différents directeurs, commissaires, chefs et gestionnaires au sujet de leurs opérations, que vous veniez d’entrer en poste ou l’exerciez depuis un certain temps. Les questions ont été rassemblées pour offrir des pistes de réflexion et des incitations utiles qui mènent les départements ou services au-delà des discussions opérationnelles. Ce sont des questions que tout DG, quelle que soit la taille de la municipalité, devrait poser à son personnel pour s’assurer que les bons enjeux ou problèmes sont soulevés et que la transparence et la surveillance efficace poursuivent le but commun d’avoir une communauté prospère et de pouvoir de répondre aux demandes des citoyens et du conseil municipal de manière tout aussi efficace. À la fin de cette trousse d’outils, vous trouverez une liste de contrôle comportant certaines questions que vous pourriez vous poser après avoir écouté votre équipe de direction et votre conseil municipal. Nous espérons qu’elles vous aideront à repérer les capacités et les besoins de votre organisation ainsi que la culture et les valeurs de la communauté.

· Ressource pour votre équipe de direction. Au-delà de sa valeur inestimable pour les DG, cette ressource se révélera très utile pour l’équipe de direction qui peut ainsi comprendre le type de questions que son ou sa DG est susceptible de poser pour en savoir plus sur les opérations. Le changement peut aussi être une source d’anxiété pour les cadres supérieurs. Voilà pourquoi une section traite de la manière de faire face à un changement de direction et d’orientation au sein d’une organisation.

Chaque chapitre et section est organisé de manière à vous permettre d’accéder rapidement aux informations. Les structures organisationnelles varient et les noms des départements ou services et divisions diffèrent, mais les questions sont généralement les mêmes.

L’ACAM espère que cette trousse d’outils deviendra une ressource précieuse pour soutenir les cadres supérieurs dans leur carrière.