Conditions Et Modalités D’exposition

Conditions Et Modalités D’exposition

 

1. Contrat

1. La demande de kiosque d’exposition, si acceptée par l’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) et dès son approbation, constituera un contrat liant l’exposant et l’ACAM.
2. L’ACAM respectera l’entente d’emplacement, mais se réserve le droit de modifier au besoin sa décision jusqu’à l’ouverture de l’expo-conférence.
3. Les kiosques seront vendus selon le principe du premier arrivé, premier servi, la priorité étant accordée aux exposants ayant participé aux activités antérieures de l’ACAM. 
4. L’ACAM peut déléguer l’organisation de l’expo-conférence à un tiers qui agira pour le compte de l’ACAM.

2. Droit d’exposer

Cette exposition a pour but de procurer une vitrine pour les produits et services d’intérêt pour les participants à la conférence. L’ACAM se réserve le droit d’enlever, de refuser ou d’interdire l’ensemble ou une partie du matériel exposé ou proposé qu’elle juge non convenable pour l’expo-conférence. Il est interdit à l’exposant d’utiliser un système de sonorisation.

3. Obligations des exposants

• L’exposant doit s'abstenir de tout comportement qui pourrait porter atteinte à l'image d'intégrité ou de professionnalisme de l'Association canadienne des administrateurs municipaux.
• L’exposant doit préserver la confidentialité de l'information privilégiée qui lui est confiée par l'Association canadienne des administrateurs municipaux.
• L’exposant doit faire tous les efforts raisonnables pour minimiser les conflits d’horaire entre les événements qu’il organise et les activités prévues au programme de la conférence annuelle.

4. Partage de kiosque

Il est interdit à l’exposant de partager ou de céder toute partie de l’espace qui lui est alloué sans l’autorisation expresse préalable de l’ACAM et d’exposer dans son kiosque, ou de permettre qu’on y expose, de la marchandise autre que ses produits habituels ou du matériel publicitaire sans lien direct aux produits et services exposés.

5. Défaut de fournir l’accès

L’ACAM ne peut être tenue responsable du défaut de fournir l’espace advenant que l’immeuble devienne inaccessible en raison d’un feu ou d’un incendie, d’un ennemi public, de catastrophe naturelle, de grèves, de décision des autorités ou de toute autre circonstance indépendante de sa volonté.

6. Paiements et remboursements

Pour être accepté en tant qu’exposant, on doit remplir les formulaires de demande et payer l’ACAM. Le tarif de préinscription est accordé à ceux qui auront envoyé leur paiement le 28 janvier 2024, au plus tard. Le paiement en ligne est le seul moyen de réserver un kiosque. Si le paiement n'est pas reçu au moment de l'inscription, le kiosque sera libéré.  

• Si un exposant se retire, des frais d'administration de 75 $ lui seront demandés, à la condition que l’avis d’annulation soit donné par écrit au plus tard le 28 janvier 2024.
• Si un exposant se retire, des frais d'administration de 500 $ lui seront demandés, à la condition que l’avis d’annulation soit donné par écrit au plus tard le 28 février 2024. Après cette date, les frais seront facturés au complet.
• Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé pour des billets de repas ou d’activité  supplémentaires ou encore des porte-noms.

7. Annulation du contrat

L’ACAM se réserve le droit de mettre fin au contrat et de reprendre possession de l’aire d’exposition allouée à l’exposant s’il ne respecte pas les conditions et modalités stipulées.

8. Dommages

L’ACAM ne doit pas être tenue responsable de dommage, direct, indirect, général, particulier, corrélatif ou autre que pourrait subir l’exposant, ses agents et employés ou les visiteurs. 

9. Sécurité

Après les heures d’ouverture, les lieux sont gardés sous clé, mais cela ne constitue pas une police d’assurance. Les exposants sont priés de communiquer avec leur agent d’assurance commerciale pour obtenir la couverture nécessaire. L’ACAM ne se tient aucunement responsable du vol, de la perte ou de l’endommagement d’un bien, peu importe la cause.

10. Démontage du kiosque et enlèvement du matériel d’exposition 

Tout le matériel d’exposition et tous les présentoirs et autres structures de présentation doivent être enlevés avant 15 h le mercredi 5 juin 2024.  Le matériel de kiosque toujours dans l’aire d’exposition après cette échéance sera enlevé et entreposé par la compagnie responsable de l’organisation de l’exposition, et ce, aux frais de l’exposant.

11. Code de conduite pour les exposants

L’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) s’engage à ce que toutes ses activités se déroulent dans un climat de respect et de dignité irréprochable. Ainsi, tous les exposants, délégués, conférenciers, commanditaires, bénévoles et membres du personnel de la conférence annuelle 2024, et du salon professionnel connexe, doivent se conformer au code de conduite de l’ACAM. Ce code exige que les participants se conduisent bien et de manière accueillante, sans harcèlement ni discrimination. Cette norme d’éthique essentielle s’applique à tous les aspects de la conférence, y compris aux activités sociales, visites d’étude, ateliers, séances plénières, réunions, salon des exposants et rassemblements sociaux auxquels participent les délégués, les exposants, les commanditaires, les conférenciers, les bénévoles et le personnel.

L’ACAM ne tolère aucune forme de harcèlement. Si vous êtes victime ou témoin d’un comportement inapproprié ou d’une attitude ou d’un langage agressif ou grossier, veuillez en informer un membre du personnel de l’ACAM. Toute personne agissant de cette manière verra son inscription révoquée et sera priée de quitter les lieux immédiatement. 

Il est impératif d’avoir son porte-nom sur soi en tout temps.